Blog
Vertrouwenspersoon, klachtenregeling of alle twee?
Geregeld spreek ik ondernemers en HR-managers met de vraag of zij een klachtenregeling hebben voor ongewenste omgangsvormen en integriteit. Zij vertellen vervolgens dat klachten bij de vertrouwenspersoon gemeld kunnen worden. Blijkbaar is het niet altijd duidelijk dat de vertrouwenspersoon en de klachtenregeling (of klokkenluidersregeling) twee verschillende dingen zijn, hoewel zij natuurlijk wel met elkaar te maken hebben. In dit blog de overeenkomsten en verschillen en waarom beide noodzakelijk zijn.
Overeenkomsten
Laten we eerst eens naar de overeenkomsten kijken. Zowel bij de vertrouwenspersoon als de klachtenregeling kunnen problemen gemeld worden. Het zijn beide interne loketten waar werknemers terecht kunnen met problemen over ongewenste omgangsvormen en integriteit. Beide dragen ze bij aan een veiliger werkklimaat.
De vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon is er voor werknemers die in vertrouwen een zorg met betrekking tot ongewenste omgangsvormen of integriteit willen bespreken. Wat je als werknemer met de vertrouwenspersoon bespreekt is vertrouwelijk. De vertrouwenspersoon doet geen onderzoek en lost de problemen niet op, maar luistert en adviseert over het ervaren ongewenst gedrag of integriteitsschending. Een advies zou kunnen zijn het doen van een klacht zodat onderzoek kan plaatsvinden.
Het hebben van een vertrouwenspersoon is niet wettelijk verplicht. Wel is er een wijziging van de Arbowet in behandeling bij de Tweede Kamer die zegt dat je als werkgever de toegang tot een vertrouwenspersoon voor je werknemers moet regelen. Volgens de Arbowet ben je verplicht om goed voor je personeel te zorgen
De klachtenregeling
De klachtenregeling voor ongewenste omgangsvormen en integriteit of ook wel de klokkenluidersregeling genoemd is een interne regeling voor werknemers (maar vaak ook voor leveranciers en andere belanghebbenden van een organisatie) om een klacht te doen met betrekking tot ongewenste omgangsvormen en integriteit. Deze klachten worden dan onderzocht door een klachtencommissie en/of gekwalificeerde onderzoekers.
De identiteit van de klager moet geheim kunnen blijven en het is zelfs gebruikelijk bij klachtenregelingen dat klagers anoniem kunnen melden. Een klacht wordt onderzocht en de klager heeft recht op informatie m.b.t de beoordeling en eventuele opvolging van de klacht. De werknemer moet de mogelijkheid hebben om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand – dit is veelal de vertrouwenspersoon.
De klachtenregeling (klokkenluidersregeling) is verplicht voor alle organisaties met meer dan 50 werknemers. Dit is geregeld in de wet Huis voor klokkenluiders.
Vertrouwenspersoon of klachtenregeling
De vertrouwenspersoon is dus niet hetzelfde als een klachtenregeling. De vertrouwenspersoon luistert en adviseert en handelt geen klachten af. De klachtenregeling is er wel voor de afhandeling van klachten. Een vertrouwenspersoon is niet direct wettelijk verplicht, maar wel een goede manier om invulling te geven aan de wettelijke eis van een PSA (psychosociale arbeidsbelasting) -beleid vanuit de ARBO wet. Vanaf 50 werknemers is ook een klachtenregeling nodig vanuit de klokkenluiderswetgeving. Een klachtenregeling onderzoekt klachten en adviseert klagers over hun klacht.
Meer weten?
Wilt u meer weten over de vertrouwenspersoon of de klachtenregeling en hoe deze op te zetten in uw organisatie, neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie via info@ethxcom.com of 085-0470310. En kijk ook eens op Meldjeklacht.
Ontdek wat een professionele klachtenprocedure losmaakt in organisaties.