Blog
De klachtenlevenscyclus – actief integriteitsprogramma
Implementatie van een klachtenregeling heeft vaak eenzelfde verloop. Voordat de klachtenregeling is geïmplementeerd is er een onbewuste fase waar klachten niet of nauwelijks voorkomen. Daarna volgt de introductiefase waarna steeds meer klachten binnenkomen – de piekfase – om daarna af te nemen in de normalisatiefase en te stabiliseren in de fase van een actief integriteitsprogramma. Dit zou je de klachtenlevenscyclus kunnen noemen. In deze blog aandacht voor de laatste fase, namelijk die van een actief integriteitsprogramma.
Fase van een actief integriteitsprogramma
Je hebt de klachtenregeling alweer een tijdje in gebruik en het is onderdeel geworden van een actief integriteitsprogramma. Er is een gedragscode die volledig wordt ondersteund en uitgedragen door het management en er zijn trainingsprogramma’s op het gebied van integriteit. Zoals een jaarlijkse online training met uitleg van de gedragscode en andere richtlijnen, hoe je klachten kunt melden via de klachtenregeling en jouw rol in het uitdragen van de waarden en normen in jouw organisatie inclusief naar leveranciers en andere stakeholders van het bedrijf. Giften en mogelijke belangenverstrengeling worden besproken en geregistreerd en klachten gemeld en onderzocht.
Er is een cultuur van zichtbare integriteit. De fase met een actief integriteitsprogramma is er een van “Zo werken we hier met elkaar”. Werknemers spreken elkaar aan op gedrag dat niet overeenstemt met de waarden en normen van het bedrijf, dat kan zijn als er niet veilig gewerkt wordt, een grapje gemaakt wordt over een vrouwelijke collega dat niet helemaal door de beugel kan of als een van de inkopers een iets te vriendelijke relatie heeft met een leverancier waardoor hij niet meer objectief zou kunnen zijn bij het nemen van inkoopbeslissingen. En bij duidelijke overtredingen van de regels, bijv. als je weet van smeergeld betaald door een leverancier, wordt er melding gedaan via de klachtenregeling.
In die fase is het prettig werken. Iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Maar, het is geen fase waarin nooit meer iets gebeurd. Waar gewerkt wordt, vallen spaanders. Maar door actief te sturen op hoe je met elkaar wilt werken, blijven incidenten en dus ook meldingen beperkt. En wat er wordt gemeld, wordt goed opgepakt. Zo blijven jouw mensen bij je in het bedrijf en hoef je niet uit de krant of social media te lezen wat er (mogelijk) is gebeurd….in jouw organisatie. Alles onder controle!
Meer weten?
Wilt u meer weten over de introductie van een klachtenregeling en wat Meld je klacht daarin kan betekenen, neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie via info@meldjeklacht.nl of 085-047 03 10.
Ontdek wat een professionele klachtenprocedure losmaakt in organisaties.