Blog

Het doen van een integriteitsonderzoek

U heeft een gedragscode en uw medewerkers getraind op wat erin staat en hoe om te gaan met integriteitsvragen en dillema’s. U heeft een vertrouwenspersoon en/of een meldregeling waarop uw werknemers meldingen kunnen doen. Dan komt er een dag dat er meldingen gaan komen die onderzocht moeten worden. Ben u daar klaar voor?

Wat is een integriteitsonderzoek?

Bij een integriteitsonderzoek onderzoekt u of iemand integer heeft gehandeld. Het gaat dus om de betrouwbaarheid van een persoon, over zijn handelen en wordt daarom ook wel een persoonsgericht onderzoek genoemd. Wat integer handelen is, heeft u bij voorkeur vastgelegd in een gedragscode, zodat een integriteitsonderzoek zich kan richten op de schending van de gedragscode en/of andere aanvullende gedragsregels betrekking hebben op het gewenst gedrag binnen organisaties. Het kan dan gaan om een onderzoek naar fraude, omkoping, belangenverstrengeling, pestgedrag of (seksuele) intimidatie. Bij een integriteitsonderzoek zal EthXCom feiten verzamelen en analyseren om tot een conclusie te komen over de vermeende integriteitsschending. Bevindingen worden in een duidelijk rapport aan u voorgelegd.

Hoe werkt een integriteitsonderzoek?

Bij een melding van een mogelijke integriteitsschending is het goed om deze eerst te beoordelen en te bepalen of vervolgonderzoek nodig is. Zie ook een eerder blog op onze site https://meldjeklacht.nl/hoe-ga-je-om-met-klachten/. Als een onderzoek nodig is, kent een onderzoek vaak de volgende fasen (afhankelijk van het soort onderzoek):

Fase 1: Documentenonderzoek

Een onderzoek start meestal met het opvragen en onderzoeken van relevante documenten, waaruit zou kunnen blijken wat er is voorgevallen. Daarbij behoort een onderzoek naar IT apparatuur, een e-mail onderzoek, of onderzoek naar social media ook tot de mogelijkheden in deze onderzoeksfase. Maar ook het analyseren van aanbestedingsdocumentatie, offerten en facturen in het geval van een integriteitsonderzoek binnen het domein van inkopen kan een onderdeel zijn van het dossieronderzoek.

Fase 2: Interviewfase

De tweede stap in het onderzoek is het interviewen van getuigen en andere de betrokken personen. Het interview met de betrokkene (de persoon waarop het onderzoek betrekking heeft) vindt vaak aan het einde van deze onderzoeksfase plaats. In het kader van hoor en wederhoor moet de betrokkene zich natuurlijk kunnen verdedigen tegen de geuite beschuldigingen aan zijn of haar adres.

Fase 3: Rapportagefase

Het documentenonderzoek en de interviewfase leiden uiteindelijk tot een rapportage, waarin een antwoord wordt gegeven op de vooraf geformuleerde onderzoeksvraag. Feitelijke bevindingen uit de documentenanalyse, gedragingen of handelingen die uit de interviewfase en/of verdere documentenanalyse naar voren zijn gekomen, kunnen afgezet worden tegen de geldende gedragsregels en overige wet- en regelgeving. Op grond van de rapportage kan de opdrachtgever een beslissing nemen over eventuele vervolgstappen of maatregelen, zowel rechtspositioneel als organisatorisch. Een onderzoek kan natuurlijk ook leiden tot rehabilitatie van een medewerker, als uit het onderzoek naar voren komt dat er geen sprake is geweest van een integriteitsschending.

Advies

Hoewel een onderzoek als gevolg kan hebben dat er disciplinaire maatregelen worden getroffen, zoals een formele waarschuwing, overplaatsing of zelfs ontslag, bevatten onze rapportages hierover nooit een advies. Wij kunnen als EthXCom het gedrag van betrokkenen afzetten tegen geldende interne en externe regelgeving, maar het is vervolgens altijd aan de opdrachtgever zelf om te besluiten disciplinaire maatregelen te nemen.

Hoe kunnen wij u helpen?

Als EthXCom hebben wij veel ervaring met diverse soorten integriteitsonderzoeken. Die ervaring is opgedaan zowel binnen het bedrijfsleven als daarbuiten als zelfstandig onderzoeker. Daardoor zijn wij in staat om ondersteuning te bieden aan een onderzoek als onderdeel van een klachtencommissie, onderzoekscommissie of audit afdeling als ook zelfstandig onderzoek waarbij het hele onderzoekstraject door ons wordt afgehandeld en u een onderzoeksrapport als eindresultaat ontvangt.

Meer weten?

Wilt u meer weten over integriteit en hoe een programma op te zetten voor uw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie via info@ethxcom.com of 085-0470310. En kijk ook eens op Meldjeklacht.

Ontdek wat een professionele klachtenprocedure losmaakt in organisaties.